Anda sering berulang-ulang membuat suatu surat dengan layout dan isi
yang sama ? atau, Anda ingin memiliki formulir dalam format digital yang
bisa diisi langsung di layar komputer dan bisa diarsip filenya tanpa
harus mencetak? Semua bisa Anda buat secara praktis dan langsung
menggunakan program aplikasi
Microsoft Word. Cukup dengan satu file, semua dapat terpenuhi.
Apa itu Template & Form ?
Dalam program aplikasi perkantoran, Anda dapat bekerja secara cepat dan praktis. Salah satunya adalah dengan memanfaatkan
Template dan
Form.
Template adalah file master untuk membuat sebuah dokumen baru. Dengan
menggunakan template, Anda bisa membuat dokumen berulang-ulang
berdasarkan tata-letak dan isi yang sudah disiapkan sebelumnya. Selain
memanfaatkan beberapa template siap pakai yang telah disediakan
Microsoft Word, Anda juga dapat membuat template sendiri sesuai
kebutuhan.
Adapun Form adalah template formulir isian dalam bentuk file. Melalui
form, Anda secara mudah dapat membagikan file untuk diisi langsung dan
dikirim kembali oleh sang penerima dokumen, tanpa harus mencetaknya.
Contoh manfaat template, jika Anda sering membuat surat kontrak
perjanjian, pada dasarnya layout dan isi perjanjian adalah sama. Dengan
menggunakan template, maka Anda hanya perlu mengubah nomor perjanjian,
tanggal, dan identitas pihak kedua yang ada di dokumen baru. Untuk
kebutuhan arsip, setiap dokumen yang tercipta dapat Anda beri nama file
sesuai dengan nomor perjanjian.
Bagaimana dengan manfaat form ? penggunaan form akan mempercepat
distribusi formulir isian dan pengumpulan datanya secara digital.
Sebagai contoh, jika Anda menawarkan lowongan pekerjaan, maka Anda dapat
menyiapkan form untuk didownload, diisi, dan dikirimkan kembali oleh
para pelamar. Untuk pengarsipan, setiap formulir yang telah diisi dapat
diberi nama file sesuai dengan nama sang pelamar.
Membuat Template Sendiri
Pembuatan template sangat mudah. Anda hanya perlu membuat dokumen master, lalu menyimpannya sebagai file template.
Sebagai contoh, berikut langkah membuat template yang nantinya akan kita gunakan sebagai master bagi pembuatan formulir digital.
- Buat dokumen baru di Microsoft Word 2007. Klik New > Blank document.
- Mulai susun komponen dan isi dokumen Anda, sebagai contoh disusun
dokumen berisi item daftar isian seperti terlihat pada gambar berikut.
- Berikan header atau footer, misal berupa identitas perusahaan dan mottonya.
- Untuk mempercantik tampilan, Anda bisa menggunakan tabel seperti
pada contoh. Selain itu, Anda format ukuran dan warna teks agar selain
lebih cantik juga bisa berfungsi membedakan item-item informasi di
dokumen.
- Tambahkan teks atau komponen lain (misal gambar logo perusahaan), sesuai kebutuhan dokumen Anda.
- Simpan file master dokumen template Anda. Klik Save As > Word Template. Berikan nama, misalnya BIODATA.dotx atau BIODATA.dot. Pada contoh digunakan ekstensi .dotx.
Catatan, ekstensi file template dokumen adalah
.dotx untuk Microsoft Word 2007, atau
.dot untuk Microsoft Word 2003 ke bawah. Jika Anda ingin agar template Anda dapat dibuka di Microsoft Word versi lama, maka gunakan ekstensi
.dot. Pada latihan digunakan format .dotx karena akan kita edit lebih lanjut untuk membuat template Form.
Menggunakan Template
Kini Anda telah memiliki satu file template buatan sendiri, yaitu BIODATA.dotx. Sekarang bagaimana cara menggunakannya ?
Ada beberapa cara membuka file template untuk membuat dokumen baru :
- Cara pertama, melalui jendela Microsoft Word 2007 yang telah terbuka. Klik New > New from existing.
Browse dan buka file BIODATA.dotx yang telah Anda buat. Hasilnya
dokumen baru dengan desain yang telah Anda buat akan ditampilkan dan
siap digunakan.
- Cara kedua, melalui Windows Explorer (My Documents atau My Computer). Buka Windows Explorer Anda, browse dan klik dua kali atau klik kanan > New pada file BIODATA.dotx, maka jendela program Microsoft Word akan tampil dengan sebuah dokumen baru yang siap dipakai.
Anda cukup mengisi data seperlunya dan menyimpannya dengan nama file baru. Dokumen siap dicetak dan diarsip sesuai kebutuhan.
Contoh template di atas sangat sederhana, Anda dapat menggunakan teknik
di atas untuk membuat template dokumen yang lebih kompleks, misalnya
surat perjanjian, news letter produk baru, atau bahkan booklet dan
majalah.
Membuat Form
Pada dasarnya, form adalah template juga. Di dalam template form, telah
tersedia kotak isian, daftar pilih, dan sejenisnya untuk mempermudah
pengisian form.
Tidak seperti pada Microsoft Word versi lama, pada versi 2007, menu
pembuatan form tersembunyi dan tidak tampil di ribbon atau toolbar.
Menunya harus kita tampilkan via
Microsoft Word Options. Berikut contoh membuat template form :
- Buat template baru seperti sebelumnya, atau cukup edit template yang sudah kita buat. Untuk mengedit template, klik Open (bukan
New), browse dan buka file BIODATA.dotx. Cara lain, browse file melalui Windows Explorer, klik kanan file BIODATA.dotx lalu pilih Open (bukan New). File template BIODATA akan terbuka dan siap diedit.
- Tampilkan menu pembuatan form. Pada Microsoft Word, klik Office Button di sudut kiri atas, lalu klik Word Options. Pada jendela Word Options, klik Popular lalu aktifkan kotak pilih Show Developer tab in the Ribbon. Klik OK.
- Pada jendela Microsoft Word, klik tab Developer yang baru Anda tampilkan. Kini Anda siap menyisipkan komponen form ke item-item isian form yang telah Anda susun.
- Sebagai contoh, kita sisipkan komponen kotak isian teks pada item
isian nama. Tempatkan kursor di kolom isian nama yang telah kita
siapkan.
Jika Anda menggunakan format file .dotx, maka cukup klik pada ribbon Developer > Design Mode > pilih tombol jenis komponen form yang tersedia, misalnya Rich Text.
Jika Anda menggunakan format file .dot, maka tombol shortcut komponen form tidak aktif. Anda harus memilihnya dari Legacy Tools. Klik pada tab Developer > Design Mode > Legacy Tools. Pilih item Text Box, maka text box akan muncul di posisi yang telah kita atur.
- Lakukan hal serupa pada item-item form lain yang harus diisi oleh pengguna form nantinya.
- Kini coba tambahkan kotak pengisian tanggal pada item isian tanggal
lahir. Tempatkan kursor pada posisi penyisipan, lalu klik tombol Date Picker. Perhatikan hasilnya.
- Atur format tanggal, klik pada komponen form Date Picker yang telah disisipkan, lalu klik Properties. Pilih format tanggal sesuai contoh yang tersedia. Klik OK.
- Untuk memudahkan pengisian form, gunakan komponen Drop Down List berisi alternatif jawaban untuk dipilih. Misalnya, letakkan pointer pada kolom isian item Strata Pendidikan Terakhir, klik tombol Drop Down List.
- Klik Properties, kali ini isikan alternatif jawabannya. Klik Add untuk menambahkan item jawaban. Klik OK.
- Lengkapi form menggunakan komponen-komponen form lain yang telah tersedia hingga seluruh item isian siap digunakan.
- Agar formulir tidak bisa diedit dan hanya bisa diisi oleh pengguna, maka proteksi template form Anda. Pada tab Developer, klik Protect Document, lalu pilih Restrict Formatting and Editing.
- Pada sidebar Restrict Formatting and Editing di sisi kanan layar Anda, klik opsi Allow only..., lalu pilih Filling in forms.
- Simpan hasilnya. Template Form siap digunakan dan didistribusikan.
Menggunakan Form
Untuk memakai form, caranya sama seperti pada template. Bedanya, kini
pengguna cukup mengisi atau memilih jawaban sesuai dengan nilai yang
telah kita tentukan.
